Landskapet på arbetsplatsen har förändrats. Att arbeta smartare är avgörande för balansen mellan arbete och privatliv. Effektiva processer och rutiner måste tillgodose kunskapsarbetarnas behov eftersom de föredrar att använda sin tid till intäktsgenererande strategier. Med detta mål i åtanke är det viktigt att implementera automatiserade arbetsflöden och dokumenthanteringssystem. Dokumenthantering handlar inte bara om att upprätthålla en centraliserad databas med viktiga dokument som är relevanta för affärsverksamheten, utan också om att stödja e-post- och textintegration.

Dagarna med möten ansikte mot ansikte, penna mot papper, är en artefakt från det förflutna. Kommunikation via e-post och textmeddelanden samt virtuella möten är normen i dag. Sådan ny teknik är perfekta exempel på behov av dokumentkontroll. Företag som vill spara och arkivera e-postmeddelanden och bilagor, spåra textmeddelandekommunikation eller automatiskt transkribera mötesanteckningar förlitar sig på dokumenthanteringslösningar. Tack och lov är programvara för dokumenthantering ett omfattande digitalt dokumentarkiveringssystem som enkelt integrerar text och e-post.

Vad är dokumenthantering?

Minns du det "gamla hederliga" arkivrummet som bara kunde nås av anställda med nyckel, ofta i källaren eller på ett oanvänt kontor? Dessa arkivrum var fyllda med alfabetiskt ordnade skåp och förvaringslådor som i sin tur var alfabetiskt ordnade och innehöll i allmänhet interna dokument. Under flera decennier fungerade detta föråldrade system bra för företagen, men det visade sig vara överflödigt och ineffektivt på en modern arbetsplats som förlitar sig mer på teknik, särskilt Windows dokumenthanteringsplattform.

För att möta dessa tekniska paradigmskiften använder stora organisationer och småföretag nu dokumenthanteringssystem, inklusive filhanteringstekniker för att hålla en elektronisk centraliserad dokumentförvaring där de spårar och lagrar dokument. Ett sådant digitalt arkiveringssystem minskar de långsiktiga kostnaderna och underlättar automatiseringen av arbetet. I händelse av framtida tvister bidrar hanteringen av all digital kommunikation med dokumentkontroll och -hantering till att minska affärsrisken.

Enkelt uttryckt är dokumenthanteringssystem (DMS) en elektronisk vägkarta för alla dokument, inklusive text- och e-postkommunikation. Medarbetarna kan när som helst hämta interna dokument, e-postmeddelanden eller textkorrespondens och synkronisera dem till arbetsflöden där andra medarbetare kan dela eller redigera bifogade dokument - en effektiv metod för dokumenthantering.

Fördelarna med ett dokumenthanteringssystem på nästa nivå

Med dokumenthanteringssystem slipper man den improduktiva uppgiften att gå igenom tidigare e-postkorrespondens för att hitta dokument eller information som är relevant för ett pågående projekt - elektronisk fillagring indexerar automatiskt information. Medarbetarna kan enkelt hitta e-postmeddelanden i det elektroniska datasystemet och dela dem med teammedlemmar med åtkomstbehörighet.

Varför är dokumentarkivering användbart? Dokumenthanteringslösningar ger ett intuitivt, integrerat tillvägagångssätt som säkerställer ett sömlöst arbetsflöde för samarbete. Större projekt kräver att olika team samtidigt arbetar tillsammans för att bygga upp de enskilda delar som behövs för att uppnå ett önskat mål.

Det är lätt hänt att kundleveranser försvinner i en serie e-postmeddelanden. Förutom överflödiga administrativa uppgifter bör de första timmarna av arbetet med att skriva och svara på e-postmeddelanden bestå av att fastställa detaljer som behövs för att slutföra uppgifter snarare än att spåra projektdokument i kommunikationstrådar. Kunskapsarbetare föredrar molnbaserad programvara för dokumenthantering för överlägsen kunskapshantering.

Genom att integrera programvara för dokumenthantering för icke-traditionellt innehåll, t.ex. e-postkommunikation för samarbete mellan olika team, kan man förhindra att projekt försenas när nya medarbetare introduceras eller interna justeringar görs. Dessutom säkerställer en dokumenthanteringsstrategi bästa praxis för elektronisk filhantering, vilket förbättrar efterlevnaden av företagets policyer för e-post och sms-kommunikation för efterlevnad och säkerhet. En policy för dokumentkontroll minimerar också risken för dataförlust.

Programvara för dokumenthantering på begäran är framtidens arbete

Företagen använder också samma dokumenthanteringsmetod för textmeddelanden. Affärer görs nu i din handflata. Att ge kunderna tillgång till kontohanterare på begäran, a la carte, innebär att textmeddelanden också kommer att innehålla viktiga detaljer och dokument som måste lagras i informationslager. Att dokumentera textmeddelandekommunikation bör inte förbises.

Mer än någonsin behöver företag använda sig av molnbaserad dokumenthantering. Ett elektroniskt dokumentsystem granskar spår för icke-traditionellt samarbete som innebär kommunikation med teammedlemmar på distans eller internationella kontor. Strategier för filhantering i kombination med ett dokumenthanteringssystem med granskningsalternativ gör det möjligt för medarbetarna att komma åt dokument som skickas via sms och redigera och visa dem samtidigt som efterlevnadsåtgärderna upprätthålls.

En detaljerad bild av originaldokumentet med varje revidering dokumenteras - medarbetarna behöver inte leta efter ett gammalt sms eftersom deras enheter är synkroniserade med dokumenthanteringslösningen.

Säkerställa bästa praxis för dokumenthantering

Dokumenthanteringssystem förbättrar kapaciteten hos dagens smartphones som är utrustade med samma applikationer som finns på stationära datorer. Eftersom resor är en viktig komponent för att upprätthålla konnektiviteten för internationella kontor eller kunder, använder kunskapsarbetare molnbaserade dokumenthanteringsapplikationer på sina mobila enheter för att öka effektiviteten och utnyttja ett digitalt arkiveringssystem för företag som stöder den komplexitet som kunskapsarbetare på resande fot möter.

Enkel åtkomst till en plattform för digital dokumenthantering på mobila enheter ger frihet att resa utan besvärliga enheter - som en bärbar dator - som visar sig vara en olägenhet vid tullkontroller på flygplatser. En anställd som reser från kontoret i New York till Boston har inte bara tillgång till delade dokument på sin mobila enhet, utan även till andra platser där företaget är beläget.

Kunskapshantering: Skala upp verksamheten med dokumentstyrningssystem

Att tillhandahålla en tillfällig bärbar dator eller tillgång till en stationär dator som är ansluten till ett dokumenthanteringsprogram är ett steg framåt för den moderna arbetskraften. Kunskapsarbetare anser att denna programvara är den bästa dokumentförvararen. Dokumenthantering är en framtidsinriktad produktivitetsinnovation som gör det möjligt för företag att skala upp verksamheten och samtidigt skapa en arbetsplats som ger kunskapsarbetare den balans mellan arbete och privatliv som de önskar.

VANLIGA FRÅGOR

Vad är ett kontrollerat dokument?

Ett kontrollerat dokument är en fil som lagras i en centraliserad databas - ett dokument som delas inom en organisation och som genomgår en rad revisioner, granskningar och ändringar. Ett kontrollerat dokument kan endast ändras enligt en fastställd process av behöriga personer och används ofta för att samla in och distribuera riktlinjer, regler, förordningar, policyer och standardrutiner (SOP).

Hur fungerar dokumenthanteringssystem?

Programvara för dokumenthantering är ett digitalt arkiveringssystem som lagrar alla företagets dokument i en centraliserad databas. Det är en programvara som granskar, spårar, lagrar och hanterar elektroniska dokument.

Boka en demo idag!
Förändra hur kunskapsarbetare automatiserar sina processer, från att skapa och hantera dokument till att automatisera arbetsflöden, samarbeta externt, söka företagsdata, säkerställa säkerhet och efterlevnad samt upprätthålla en verifieringskedja.