Landskapet på arbeidsplassen har endret seg. Å jobbe smartere er avgjørende for balansen mellom arbeid og privatliv. Effektive prosesser og prosedyrer må møte behovene til kunnskapsarbeidere siden de foretrekker å bruke tiden sin på inntektsgenererende strategier. Med dette målet i tankene er implementering av automatiserte arbeidsflyter og dokumenthåndteringssystemer integrert. Dokumenthåndtering handler ikke bare om å opprettholde en sentralisert database med kjernedokumenter som er relevante for forretningsdrift, men også å støtte e-post- og tekstintegrasjon.

Dagene med penn-til-papir, ansikt-til-ansikt møter er en gjenstand fra fortiden. E-post og tekstmeldinger, samt virtuelle møter, er normen i dag. Slike nye teknologier gir perfekte eksempler på dokumentkontrollbehov. Bedrifter som ønsker å lagre og arkivere e-poster og vedlegg, spore tekstmeldingskommunikasjon eller automatisk transkribere møtenotater, stoler på løsninger for dokumenthåndtering. Heldigvis er dokumenthåndteringsprogramvare et omfattende digitalt dokumentarkiveringssystem som enkelt integrerer tekst og e-post.

Hva er dokumenthåndtering?

Husk "old-school" filrom som kun kunne nås av ansatte med nøkkel, ofte i kjelleren eller et ubrukt kontor. Fylt med alfabetiserte skap og oppbevaringsbokser som var alfabetisert, inneholdt disse arkivrommene generelt interne dokumenter. I flere tiår fungerte dette foreldede systemet bra for bedrifter, men viste seg overflødig og ineffektivt på en moderne arbeidsplass som er mer avhengig av teknologi, spesielt Windows-dokumentadministrasjonsplattformen.

For å imøtekomme disse teknologiske paradigmeskiftene bruker store organisasjoner og små bedrifter nå dokumenthåndteringssystemer, inkludert filhåndteringsteknikker for å holde et elektronisk sentralisert dokumentlager hvor de sporer og lagrer dokumenter. Et slikt digitalt arkivsystem reduserer langsiktige kostnader og hjelper til med arbeidsautomatisering. Ved fremtidige rettssaker vil styring av all digital kommunikasjon med dokumentkontroll og styring bidra til å redusere forretningsrisiko.

Enkelt sagt er dokumenthåndteringssystemer (DMS) et elektronisk veikart for alle dokumenter, inkludert tekst- og e-postkommunikasjon . Til enhver tid kan ansatte hente interne dokumenter, e-post eller tekstkorrespondanse og synkronisere dem til arbeidsflyter der andre ansatte kan dele eller redigere vedlagte dokumenter – en effektiv tilnærming til arkivbehandling.

Fordeler med et dokumenthåndteringssystem på neste nivå

Dokumentbehandlingssystemer reduserer den uproduktive oppgaven det er å lete gjennom tidligere e-postkorrespondanse på jakt etter dokumenter eller informasjon som er relevant for et pågående prosjekt – elektronisk fillagring indekserer informasjon automatisk. Ansatte kan enkelt finne e-poster i det elektroniske datasystemet og dele dem med teammedlemmer med tilgangsrettigheter.

Hvorfor er dokumentarkivering nyttig? Dokumenthåndteringsløsninger gir en intuitiv, integrerende tilnærming som sikrer en sømløs samarbeidsarbeidsflyt. Større prosjekter krever at ulike team samtidig jobber sammen for å bygge individuelle deler som trengs for å nå et ønsket mål.

Det er lett for klientleveranser å gå seg vill i en rekke e-poster. Sammen med overflødige administrative oppgaver, bør de første timene med arbeid brukt på å utarbeide og svare på e-poster bestå av å stivne detaljer som trengs for å fullføre oppgaver i stedet for å spore opp prosjektdokumenter i kommunikasjonstråder. Kunnskapsarbeidere foretrekker programvare for skydokumenthåndtering for overlegen kunnskapsadministrasjon.

Integrering av dokumentadministrasjonsprogramvare for utradisjonelt innhold, for eksempel e-postkommunikasjon for samarbeid på tvers av team, forhindrer prosjektforsinkelser ved innføring av nye ansatte eller interne justeringer. Videre sikrer en dokumentadministrasjonsstrategi beste praksis for elektronisk filbehandling, og forbedrer overholdelse av selskapets retningslinjer for e-post og tekstmeldinger for samsvar og sikkerhet. Å ha en dokumentkontrollpolicy minimerer også potensialet for tap av data.

On-demand dokumenthåndteringsprogramvare er fremtidens arbeid

Selskaper bruker også samme dokumenthåndteringsmetode for tekstmeldinger. Forretninger er nå utført i din håndflate. Å gi kundene på forespørsel, betyr a la carte-tilgang til kontoadministratorer at tekstmeldinger også vil inneholde viktige detaljer og dokumenter som må lagres i informasjonslagre. Dokumentasjon av tekstmeldingskommunikasjon bør ikke overses.

Mer enn noen gang må bedrifter bruke skybasert dokumentadministrasjon. Et elektronisk dokumentsystem reviderer spor for utradisjonelt samarbeid som innebærer kommunikasjon med eksterne teammedlemmer eller internasjonale kontorer. Filbehandlingsstrategier, kombinert med et dokumentbehandlingssystem med gjennomgangsalternativer, gjør det mulig for arbeidere å få tilgang til dokumenter sendt via tekstmelding for å redigere og vise dem samtidig som de opprettholder samsvarstiltak.

En detaljert visning av originaldokumentet som inneholder hver revisjon er dokumentert – ansatte trenger ikke å se etter en gammel tekstmelding siden enheten deres er synkronisert med dokumentbehandlingsløsningen.

Sikre beste praksis for dokumenthåndtering

Dokumentbehandlingssystemer forbedrer mulighetene til dagens smarttelefoner som er utstyrt med de samme applikasjonene som finnes på stasjonære datamaskiner. Siden reise er en kjernekomponent for å opprettholde tilkoblingsmuligheter for internasjonale kontorer eller kunder, bruker kunnskapsarbeidere skydokumenthåndteringsapplikasjoner på sine mobile enheter for effektivitet, og utnytter et digitalt arkiveringssystem for bedrifter som støtter kompleksiteten som møter multi-taking, on-the-go kunnskapsarbeidere.

Enkel tilgang til en digital dokumentadministrasjonsplattform på mobile enheter gir frihet til å reise uten tungvinte enheter – som en bærbar datamaskin – som viser seg å være til sjenanse under tollkontroller på flyplasser. En ansatt som reiser fra New York-kontoret til Boston har ikke bare dokumentkontrolltilgang til delte dokumenter på mobilenheten sin, men også med andre steder hvor selskapet deres er lokalisert.

Knowledge Management: Skaler virksomhet med dokumentkontrollsystemer

Å levere en midlertidig bærbar datamaskin eller tilgang til en stasjonær datamaskin koblet til et dokumentbehandlingsprogram er et skritt fremover i den moderne arbeidsstyrken. Kunnskapsarbeidere mener denne programvaren er det beste dokumentlageret. Dokumenthåndtering er en fremtidig produktivitetsinnovasjon som lar bedrifter skalere virksomheten samtidig som de dyrker en arbeidsplass som gir kunnskapsarbeidere den balansen mellom arbeid og privatliv de ønsker.

FAQ

Hva er et kontrollert dokument?

Et kontrollert dokument er en fil som er lagret i en sentralisert database – et dokument som deles i en organisasjon som går gjennom en rekke revisjoner, gjennomganger og endringer. Et kontrollert dokument kan bare endres i henhold til en bestemt prosess av autoriserte personer og brukes ofte til å fange opp og distribuere retningslinjer, regler, forskrifter, retningslinjer og standard driftsprosedyrer (SOPs).

Hvordan fungerer dokumenthåndteringssystemer?

Dokumenthåndteringsprogramvare er et digitalt dokumentarkiveringssystem som lagrer alle firmadokumenter i en sentralisert database. Det er programvare som reviderer, sporer, lagrer og administrerer elektroniske dokumenter.

Planlegg en demo i dag!
Forvandle måten kunnskapsarbeidere automatiserer prosessene sine på, fra å lage og administrere dokumenter til å automatisere arbeidsflyter, samarbeide eksternt, søke i bedriftsdata, sikre sikkerhet og samsvar og vedlikeholde et revisjonsspor.