Le paysage du travail a changé. Travailler plus intelligemment est essentiel à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Des processus et des procédures efficaces doivent répondre aux besoins des travailleurs intellectuels, qui préfèrent consacrer leur temps à des stratégies génératrices de revenus. Dans cette optique, la mise en œuvre de flux de travail automatisés et de systèmes de gestion des documents est essentielle. La gestion des documents ne concerne pas seulement le maintien d'une base de données centralisée des documents essentiels aux activités de l'entreprise, mais aussi l'intégration des courriels et des textes.

L'époque des réunions en face-à-face sur papier est un artefact du passé. Les communications par courrier électronique et par SMS, ainsi que les réunions virtuelles, sont aujourd'hui la norme. Ces technologies émergentes illustrent parfaitement les besoins en matière de contrôle des documents. Les entreprises qui souhaitent sauvegarder et archiver les courriels et les pièces jointes, suivre les communications par SMS ou transcrire automatiquement les notes de réunion s'appuient sur des solutions de gestion documentaire. Heureusement, les logiciels de gestion de documents sont des systèmes complets d'archivage de documents numériques qui intègrent facilement les textes et les courriels.

Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

Souvenez-vous de la salle d'archives "à l'ancienne" à laquelle seuls les employés munis d'une clé avaient accès, souvent située au sous-sol ou dans un bureau inutilisé. Remplies d'armoires et de boîtes de rangement classées par ordre alphabétique, ces salles de dossiers contenaient généralement des documents internes. Pendant des décennies, ce système archaïque a bien fonctionné pour les entreprises, mais il s'est avéré redondant et inefficace dans un environnement de travail moderne reposant davantage sur la technologie, en particulier sur la plateforme de gestion documentaire Windows.

Pour s'adapter à ces changements de paradigmes technologiques, les grandes organisations et les petites entreprises utilisent désormais des systèmes de gestion des documents, y compris des techniques de gestion des fichiers, pour conserver un référentiel électronique centralisé dans lequel elles suivent et stockent leurs documents. Un tel système d'archivage numérique réduit les coûts à long terme et facilite l'automatisation du travail. En cas de litige, la gestion de l'ensemble de la communication numérique par le contrôle et la gestion des documents contribue à réduire les risques pour l'entreprise.

En termes simples, les systèmes de gestion des documents (SGD) constituent une feuille de route électronique pour tous les documents, y compris les textes et les courriers électroniques. À tout moment, les employés peuvent récupérer des documents internes, des courriels ou de la correspondance textuelle et les synchroniser avec des flux de travail où d'autres employés peuvent partager ou modifier les documents joints, ce qui constitue une approche efficace de la gestion des documents.

Avantages d'un système de gestion documentaire de niveau supérieur

Les systèmes de gestion des documents permettent d'éviter la tâche improductive qui consiste à passer au crible les courriers électroniques antérieurs à la recherche de documents ou d'informations pertinents pour un projet en cours - le stockage de fichiers électroniques indexe automatiquement les informations. Les employés peuvent facilement localiser les courriels dans le système de données électroniques et les partager avec les membres de l'équipe disposant de privilèges d'accès.

Pourquoi l'archivage de documents est-il utile ? Les solutions de gestion documentaire offrent une approche intuitive et intégrative qui garantit un flux de travail collaboratif sans faille. Les projets de grande envergure exigent que différentes équipes travaillent simultanément ensemble pour construire les différentes parties nécessaires à la réalisation d'un objectif donné.

Il est facile pour les clients de se perdre dans une série de courriels. Outre les tâches administratives redondantes, les premières heures de travail consacrées à la rédaction et à la réponse aux courriels devraient consister à consolider les détails nécessaires à l'accomplissement des tâches plutôt qu'à rechercher des documents de projet dans les fils de communication. Les travailleurs du savoir privilégient les logiciels de gestion documentaire en nuage pour une meilleure gestion des connaissances.

L'intégration d'un logiciel de gestion des documents pour les contenus non traditionnels, tels que les communications par courrier électronique pour les collaborations entre équipes, permet d'éviter les retards dans les projets lors de l'intégration de nouveaux employés ou de la réalisation d'ajustements internes. En outre, une stratégie de gestion des documents garantit les meilleures pratiques en matière de gestion des fichiers électroniques, améliorant ainsi le respect des politiques de l'entreprise en matière de communication par courrier électronique et par SMS pour des raisons de conformité et de sécurité. La mise en place d'une politique de contrôle des documents permet également de minimiser les risques de perte de données.

Les logiciels de gestion documentaire à la demande sont l'avenir du travail

Les entreprises utilisent également la même méthode de gestion des documents pour la messagerie textuelle. Les affaires se font désormais au creux de la main. En donnant aux clients un accès à la carte et à la demande aux gestionnaires de comptes, les messages textuels contiendront également des détails et des documents essentiels qui doivent être stockés dans des référentiels d'information. La documentation des communications par SMS ne doit pas être négligée.

Plus que jamais, les entreprises ont besoin d'une gestion documentaire basée sur le cloud. Un système de documents électroniques vérifie les pistes de collaboration non traditionnelles qui impliquent une communication avec des membres de l'équipe à distance ou des bureaux internationaux. Les stratégies de gestion des fichiers, associées à un système de gestion des documents doté d'options de révision, permettent aux travailleurs d'accéder aux documents envoyés par SMS afin de les modifier et de les consulter tout en respectant les mesures de conformité.

Une vue détaillée du document original contenant chaque révision est documentée - les employés n'ont pas besoin de chercher un ancien message texte puisque leur appareil est synchronisé avec la solution de gestion des documents.

Garantir les meilleures pratiques en matière de gestion des documents

Les systèmes de gestion de documents améliorent les capacités des smartphones d'aujourd'hui qui sont équipés des mêmes applications que celles que l'on trouve sur les ordinateurs de bureau. Les déplacements étant une composante essentielle du maintien de la connectivité pour les bureaux ou les clients internationaux, les travailleurs du savoir utilisent des applications de gestion de documents en nuage sur leurs appareils mobiles pour plus d'efficacité, en tirant parti d'un système d'archivage numérique pour les entreprises qui prend en charge les complexités rencontrées par les travailleurs du savoir en déplacement et qui doivent faire face à de multiples tâches.

L'accès facile à une plateforme de gestion de documents numériques sur des appareils mobiles permet de voyager en toute liberté sans avoir recours à des appareils encombrants - comme un ordinateur portable - qui s'avèrent gênants lors des contrôles douaniers à l'aéroport. Un employé voyageant de New York à Boston a non seulement accès aux documents partagés sur son appareil mobile, mais aussi à ceux des autres sites de son entreprise.

Gestion des connaissances : Développer l'activité grâce à des systèmes de contrôle des documents

La fourniture d'un ordinateur portable temporaire ou l'accès à un ordinateur de bureau connecté à un programme de gestion des documents est un pas en avant pour le personnel moderne. Les travailleurs intellectuels estiment que ce logiciel est le meilleur référentiel documentaire. La gestion documentaire est une innovation d'avenir en matière de productivité qui permet aux entreprises de développer leurs activités tout en cultivant un lieu de travail qui offre aux travailleurs du savoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée qu'ils souhaitent.

FAQ

Qu'est-ce qu'un document contrôlé ?

Un document contrôlé est un fichier stocké dans une base de données centralisée, un document partagé au sein d'une organisation qui fait l'objet d'une série d'audits, d'examens et de modifications. Un document contrôlé ne peut être modifié que par des personnes autorisées, conformément à un processus établi. Il est généralement utilisé pour saisir et distribuer des lignes directrices, des règles, des règlements, des politiques et des procédures opérationnelles normalisées (POS).

Comment fonctionnent les systèmes de gestion des documents ?

Un logiciel de gestion de documents est un système d'archivage de documents numériques qui stocke tous les documents de l'entreprise dans une base de données centralisée. Il s'agit d'un logiciel qui permet d'auditer, de suivre, de stocker et de gérer les documents électroniques.

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