Gestión de la información del proyecto
Entregue los proyectos dentro del presupuesto, a tiempo y con calidad gracias a la automatización del trabajo del conocimiento. Organice la información y mejore la gestión de documentos en función de las necesidades de las partes interesadas. Automatice los procesos con flujos de trabajo y realice un seguimiento del progreso con visibilidad a nivel de documento. Mejore el compromiso con el cliente garantizando que todos los miembros del equipo tengan acceso a los datos correctos del proyecto.
Desafíos: Los métodos tradicionales de gestión de la información no se adaptan al crecimiento de los proyectos.
Gestionar un proyecto corto con un puñado de personas puede ser sencillo incluso sin herramientas específicas. A medida que pasa el tiempo, los proyectos crecen y las personas van y vienen. Cada vez es más difícil saber dónde se han guardado las cosas y cuál es el estado general de un proyecto. Los enfoques manuales y jerárquicos sencillamente fallan, sobre todo cuando se añaden a la mezcla clientes, socios o subcontratistas. Esto afecta a las relaciones con los clientes y a la ejecución de los proyectos.
Solución: Gestión automatizada de la información del proyecto y colaboración externa
Clasifique y organice la información automáticamente para satisfacer las necesidades de las partes interesadas internas y externas. Defina fases de proyecto, flujos, tareas, disciplinas o cualquier otro criterio relevante y utilice métodos de clasificación avanzados, como la organización de datos basada en IA, para mejorar los flujos de trabajo del proyecto. Incorpore la automatización del flujo de trabajo y el seguimiento del estado de los documentos para conocer con precisión los avances. Incorporar la colaboración externa como elemento natural del trabajo diario.
Soluciones para su sector
Gestión del compromiso con el cliente en contabilidad
Los encargos de servicios contables, fiscales y de auditoría suelen formar parte de una relación a largo plazo con el cliente, con mucha información histórica sobre él y su negocio. Además, cualquier asesoramiento o producto debe ser exacto y cumplir las leyes y normativas pertinentes. Los equipos de trabajo tienen que buscar y encontrar mucha información específica en los registros del cliente, revisar los documentos de trabajo con expertos en la materia y obtener la aprobación de los entregables por parte de los socios del cliente. Un sistema de gestión de documentos y compromisos que funcione bien y facilite todo este trabajo ahorra mucho tiempo, energía y preocupaciones, especialmente durante las temporadas de mucho trabajo en torno a los periodos de cierre.
Gestión de proyectos de inversión en energía
La construcción de una nueva instalación de producción de energía es un gran proyecto de inversión con un largo plazo de ejecución. Unas herramientas eficaces de gestión de proyectos garantizan la coherencia y claridad desde las primeras fases de planificación hasta la construcción y puesta en marcha de la instalación. Gestionar la abrumadora cantidad de documentación en todas las fases del proyecto es crucial, y la automatización desempeña un papel clave en la gestión de permisos y controles de conformidad. La automatización del flujo de trabajo ayuda a controlar las aprobaciones y los plazos, garantizando una progresión fluida de las tareas y un intercambio seguro de información con las partes interesadas. Utilizar un sistema de información de gestión de proyectos garantiza que todos los miembros del equipo, internos o externos, estén alineados y que se mantengan interacciones personalizadas con las partes interesadas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Casos prácticos de clientes
Más de 5.000 empresas confían cada día en M-Files para gestionar sus documentos.
Elomatic
- Elomatic, una empresa de diseño industrial, se asoció con M-Files para gestionar los documentos de más de 1.500 proyectos anuales.
- M-Files El sistema basado en metadatos mejoró el almacenamiento de documentos, el control de versiones y la seguridad.
- El resultado fue una recuperación más rápida de los documentos, una mayor productividad y una mejor colaboración global.
HEB Construction
- HEB Construction en Nueva Zelanda trabajó con M-Files para resolver problemas de papeleo costosos y lentos.
- La empresa adoptó las soluciones de M-Files en gestión de documentos, flujos de trabajo y agilización de procesos.
- Ahorro de 80.000 dólares en gastos de viaje gracias a una cómoda digitalización de la información que ha permitido ahorrar innumerables horas de trabajo.
Charles River Laboratories
- Con más de 20.000 trabajadores en todo el mundo, Charles River Laboratories se unió a M-Files para agilizar la automatización de procesos.
- M-Files se utilizó para automatizar los flujos de trabajo documentales e impulsar un sistema de publicación que elevó los logros.
- 9.600 horas ahorradas al año gracias a los flujos de trabajo documentales automatizados y 2,4 millones de dólares ahorrados gracias a la mejora de la eficiencia.
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