El panorama laboral ha cambiado. Trabajar de forma más inteligente es esencial para el equilibrio entre la vida laboral y personal. Los procesos y procedimientos eficientes deben satisfacer las necesidades de los trabajadores del conocimiento, ya que prefieren emplear su tiempo en estrategias que generen ingresos. Con este objetivo en mente, es fundamental implantar flujos de trabajo automatizados y sistemas de gestión de documentos. La gestión de documentos no sólo se refiere al mantenimiento de una base de datos centralizada de documentos básicos pertinentes para las operaciones empresariales, sino también a la integración del correo electrónico y los textos.

Los días de las reuniones cara a cara en las que se utilizaba papel y lápiz son un artefacto del pasado. Las comunicaciones por correo electrónico y mensajes de texto, así como las reuniones virtuales, son la norma hoy en día. Estas tecnologías emergentes son ejemplos perfectos de las necesidades de control de documentos. Las empresas que desean guardar y archivar correos electrónicos y archivos adjuntos, hacer un seguimiento de la comunicación por mensajes de texto o transcribir automáticamente notas de reuniones, recurren a soluciones de gestión de documentos. Afortunadamente, el software de gestión documental es un completo sistema de archivo de documentos digitales que integra texto y correo electrónico con facilidad.

¿Qué es la gestión de documentos?

Recuerde la sala de archivos de la "vieja escuela" a la que sólo podían acceder los empleados con una llave, a menudo en el sótano o en una oficina no utilizada. Llenas de armarios y cajas de almacenamiento ordenados alfabéticamente, estas salas de archivos contenían generalmente documentos internos. Durante décadas, este anticuado sistema funcionó bien para las empresas, pero resultó redundante e ineficaz en un lugar de trabajo moderno que confía más en la tecnología, especialmente en la plataforma de gestión de documentos de Windows.

Para adaptarse a estos cambios de paradigma tecnológico, las grandes organizaciones y las pequeñas empresas utilizan ahora sistemas de gestión de documentos, incluidas técnicas de gestión de archivos para mantener un repositorio centralizado de documentos electrónicos donde rastrear y almacenar los documentos. Este sistema de archivo digital reduce los costes a largo plazo y facilita la automatización del trabajo. En caso de futuros litigios, la gestión de toda la comunicación digital con control y gestión de documentos ayuda a reducir el riesgo empresarial.

En pocas palabras, los sistemas de gestión documental (SGD) son una hoja de ruta electrónica para todos los documentos, incluida la comunicación por texto y correo electrónico. En cualquier momento, los empleados pueden recuperar documentos internos, correos electrónicos o correspondencia de texto y sincronizarlos con flujos de trabajo en los que otros empleados pueden compartir o editar documentos adjuntos, lo que constituye un enfoque eficaz de gestión de registros.

Ventajas de un sistema de gestión documental de alto nivel

Los sistemas de gestión de documentos mitigan la improductiva tarea de rebuscar en la correspondencia electrónica pasada en busca de documentos o información relevante para un proyecto en curso: el almacenamiento electrónico de archivos indexa automáticamente la información. Los empleados pueden localizar fácilmente los correos electrónicos en el sistema de datos electrónicos y compartirlos con los miembros del equipo con privilegios de acceso.

¿Por qué es útil archivar documentos? Las soluciones de gestión de documentos ofrecen un enfoque intuitivo e integrador que garantiza un flujo de trabajo colaborativo sin fisuras. Los proyectos de mayor envergadura exigen que distintos equipos colaboren simultáneamente para construir las piezas individuales necesarias para alcanzar un objetivo deseado.

Es fácil que las entregas a los clientes se pierdan en una serie de correos electrónicos. Junto con las tareas administrativas redundantes, las primeras horas de trabajo dedicadas a redactar y responder correos electrónicos deberían consistir en consolidar los detalles necesarios para completar las tareas en lugar de rastrear los documentos del proyecto en los hilos de comunicación. Los trabajadores del conocimiento prefieren el software de gestión de documentos en la nube para una mejor gestión del conocimiento.

La integración de software de gestión de documentos para contenidos no tradicionales, como la comunicación por correo electrónico para la colaboración entre equipos, evita retrasos en los proyectos cuando se incorporan nuevos empleados o se realizan ajustes internos. Además, una estrategia de gestión de documentos garantiza las mejores prácticas de gestión de archivos electrónicos, mejorando el cumplimiento de las políticas de comunicación por correo electrónico y mensajes de texto de la empresa en materia de conformidad y seguridad. Contar con una política de control de documentos también minimiza el potencial de pérdida de datos.

El software de gestión documental a la carta es el futuro del trabajo

Las empresas también utilizan el mismo método de gestión de documentos para los mensajes de texto. Los negocios se llevan ahora en la palma de la mano. Dar a los clientes acceso a los gestores de cuentas bajo demanda y a la carta significa que los mensajes de texto también contendrán detalles y documentos vitales que deben almacenarse en repositorios de información. La documentación de la comunicación por SMS no debe pasarse por alto.

Más que nunca, las empresas necesitan utilizar la gestión de documentos basada en la nube. Un sistema de documentos electrónicos audita las pistas para la colaboración no tradicional que implica la comunicación con miembros de equipos remotos u oficinas internacionales. Las estrategias de gestión de archivos, junto con un sistema de gestión de documentos con opciones de revisión, permiten a los trabajadores acceder a los documentos enviados por mensaje de texto para editarlos y visualizarlos, al tiempo que se mantienen las medidas de cumplimiento.

Se documenta una vista detallada del documento original que contiene cada revisión: los empleados no necesitan buscar un mensaje de texto antiguo, ya que su dispositivo está sincronizado con la solución de gestión de documentos.

Garantizar las mejores prácticas de gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos mejoran las capacidades de los smartphones actuales, que están equipados con las mismas aplicaciones que se encuentran en los ordenadores de sobremesa. Dado que los desplazamientos son un componente esencial para mantener la conectividad con oficinas o clientes internacionales, los trabajadores del conocimiento utilizan aplicaciones de gestión de documentos en la nube en sus dispositivos móviles en aras de la eficiencia, aprovechando un sistema de archivo digital para empresas que soporta las complejidades a las que se enfrentan los trabajadores del conocimiento que se desplazan y realizan múltiples tareas.

El fácil acceso a una plataforma de gestión de documentos digitales en dispositivos móviles proporciona libertad para viajar sin aparatos engorrosos -como un portátil- que resultan una molestia en los controles de aduanas de los aeropuertos. Un empleado que viaja de la oficina de Nueva York a Boston no solo tiene acceso de control documental a los documentos compartidos en su dispositivo móvil, sino también con otras ubicaciones donde se encuentra su empresa.

Gestión del conocimiento: Escalar el negocio con sistemas de control de documentos

Proporcionar un portátil temporal o acceso a un ordenador de sobremesa conectado a un programa de gestión de documentos es un paso adelante en la mano de obra moderna. Los trabajadores del conocimiento creen que este software es el mejor repositorio de documentos. La gestión de documentos es una innovación de productividad de futuro que permite a las empresas ampliar su negocio al tiempo que cultivan un lugar de trabajo que ofrece a los trabajadores del conocimiento el equilibrio entre vida laboral y personal que desean.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué es un documento controlado?

Un documento controlado es un archivo almacenado en una base de datos centralizada, un documento compartido dentro de una organización que pasa por una serie de auditorías, revisiones y cambios. Un documento controlado sólo puede ser modificado según un proceso establecido por personas autorizadas y suele utilizarse para capturar y distribuir directrices, normas, reglamentos, políticas y procedimientos normalizados de trabajo (PNT).

¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de documentos?

El software de gestión de documentos es un sistema digital de archivo de documentos que almacena todos los documentos de la empresa en una base de datos centralizada. Es un software que audita, rastrea, almacena y gestiona documentos electrónicos.

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